コミュニケーション効率化のための無駄の削減と質の向上

どうも池田哲平です。

３月になりました。明日はひな祭り。

雛人形を出して祝う日本の伝統行事。

こういう行事は大事にしたいと思います。

今日はある大企業の役員とのミーティング。

今月から始まるエグゼクティブコーチングの打合せです。

役員といえども自分の役割をしっかり理解し会社の顔として営業に情報収集に活躍しなければなりません。

とは言いながら日本の企業はヒエラルキーが固定化し役員と現場は大きく乖離し役員が機能していない会社も多いのも事実です。

ここの間を取り持つのが我々の仕事でもあります。

一方でグローバル企業ではどうでしょう。

実は一番スキル開発やトレーニングに時間をとられているのはトップだったりします。

リーダーとして決断するための情報武装もそうですがの学びの時間は想像以上です。

中には複数のコーチをつけている方もいらっしいます。

我々の得意とするところはその仕組みをつくったり、実行したりすること。

役員の必要な役割の定義やスキルセットを導き出したりしています。

またその能力を開発していくお手伝いも行っています。

さて今日は先日の会議ででた質問から考えていきたいと思います。

「コミュニケーションの効率化というのはどういうことでしょう」

組織づくりやリーダーシップトレーニングでこういった提案をしてくるコンサルタントも多いはず。

では効率化を分解したいと思います。

効率化は二つのベクトルがあります。

それは増やすことと減らすこと。

ここでは削減と向上と言い換えましょう。

効率化というのはこの両方をさすのですがいっぺんにやると破綻します。

必ず１つを完成させてから次に進みます。

まず手始めは無駄の削減です。

ルールを明確化して伝えたいことのフレームワークのルールづくりなどを行います。

メールでのタイトルのつけ方や最初に結論をもってからその理由を記入など・・・・。

ルールが分っていれば、誤解を生んだりすることも減らせます。

また電話して留守電には必ず録音し、緊急の場合はメールをしておくなど。

いない時間帯には連絡しないなど、二度手間三度手間を削減するだけでも違います。

例えばスカイプがONになっていなければ会社にいないということなのでメールで連絡するといったルールづくりです。

無駄が省ける分、その時間を他の業務に回せます。

そして次に実行するのが質の向上です。

質を向上にも伝え方の工夫をするのです。

これはHOWの部分です。

自分の考え方や仕事のスタンスを明確にするため情報発信をする。

SNSやブログなど新しいツールを使うこともこれに入ります。

後は忘れてならないのがFACE To　Faceの活用。

日本の文化圏では暗黙知がかなり幅を利かせています。

まめに顔を付け合せて話すことがコミュニケーションの質をアップすることは間違いありません。

また事実をつたえているのか自分の思いや感情を伝えているのか、話し方の工夫も質の向上に貢献します。

このように整理しておくとコミュニケーションの効率化が行えるのです。

【今日の秘伝】無駄の削減と質の向上でコミュニケーションの効率化を実行する